Jump to content

Введите пароль или зарегистрируйтесь

Авторизация
Ваш логин:У меня нет логина!Ваш пароль:Я забыл пароль!

Технология проведения успешной презентации

На тему «Эффективные презентации» написано немало статей. Наверняка, многие из нас уже имеют опыт публичных выступлений, а кто-то и проходил специальные психологические тренинги. Однако те, кто воплотил в жизнь не один десяток презентаций, понимают, что помимо знания общепринятых техник требуются наработанный подход и особые приемы, которые на практике не раз доказали свою эффективность. Опытом проведения презентаций решили поделиться Наталия Асташкевич, руководитель PR-департамента «ИМА-консалтинг», и Наталия Золотовицкая, руководитель бизнес-проектов компании.

Что такое презентация?

Презентация - это один из наиболее эффективных способов осуществления продаж или представления концептуальных документов. Тщательно подготовленные коммуникативная стратегия, аналитический отчет или бизнес-предложение - это лишь полдела. Надо суметь показать товар лицом, на время превратившись в артиста, оратора и психолога.

Однажды в качестве заявки на участие в тендере наша компания подготовила стратегию информационного и рекламного сопровождения программы «Россия - почетный гость Франкфуртской книжной ярмарки», и только ее краткое описание заняло 42 печатных страницы. Если бы такой документ был передан заказчику, вряд ли его бы правильно поняли, если бы вообще стали читать.

Проведение презентации кардинально меняет ситуацию. Яркий визуальный образ вызывает эмоции, а удачное сочетание эмоционального и информационного воздействий помогает быстрее пробиться к уму и сердцу заказчика.

Презентация - особый жанр выступления, полноценный спектакль со своим сценарием, драматургией и режиссурой. Как и у театрального действия, у презентации есть свои законы, но прежде всего она базируется на «трех китах» - замысле, зрителе и каналах коммуникации. Рассмотрим их подробнее.

Замысел

Как и в каждом спектакле, у презентации есть свой замысел - идея, ради которой создается действо. Именно вокруг замысла органично выстраиваются и содержание выступления, и форма подачи материала, и особенности взаимодействия с аудиторией. Другими словами, при разработке презентации у вас должна быть ясность намерения, т. е. ответ на вопрос: «А зачем вы, собственно говоря, делаете презентацию, что вы хотите ею сказать?». Это ключевое послание презентации, и формальные ответы на данный вопрос не принимаются! Ключевое послание проходит через все содержание презентации. Если вам удалось не только сформулировать ответ на вопрос «зачем?», но еще и выверить все содержание презентации в этом ключе, считайте, что полдела уже сделано. Во время проведения презентации очень важно ни на минуту не забывать о ключевом послании, быть с ним «в контакте» и внутренне задавать себе вопрос: «Зачем я это говорю?». Так, например, при реализации информационно-аналитического сопровождения празднования 300-летия Санкт-Петербурга мы 3 раза презентовали результаты общероссийского исследования и разработанную на их основе информационную стратегию для различных целевых аудиторий. Для представителей СМИ нашим ключевым посланием было: «Мы являемся экспертами в этой теме и готовы предоставить вам всю необходимую информацию как сейчас, так и в дальнейшем». Презентация же для представителей администрации Санкт-Петербурга говорила: «Мы понимаем всю сложность и неординарность ситуации и знаем, как достичь максимального результата для города».

Зритель

Как и в любом театре, помимо режиссера (он же в нашем случае и актер), в зале присутствует самый главный персонаж - зритель. При проведении презентации крайне важно создать пространство для позитивной коммуникации с аудиторией.

Немаловажным аспектом является коммуникативная позиция, которую вы занимаете во время выступления. Можно придерживаться разных стратегий. Одна из них - это так называемая «подстройка снизу», под заказчика, когда вы стараетесь максимально следовать его пожеланиям, не настаиваете на своей позиции - даже если у вас есть аргументы в ее пользу - исходя из высокого статуса и авторитета слушателя. И эта стратегия, к сожалению, проигрышная. Вас не воспримут как сильного игрока, велика вероятность того, что вы станете объектом манипуляции со стороны представителей аудитории.

Вторая стратегия - это, наоборот, доминантная позиция «свысока». В этом случае зрители становятся объектом манипуляции с вашей стороны, а вы - мастером, который использует слабые стороны «противника». Такие действия дают сиюминутный результат и в конечном итоге также приводят к проигрышу.

Оптимальный способ работы с аудиторией представляет собой «золотую середину». Она воплощается в партнерской стратегии. Вы ориентируетесь на потребности зрителя, соотноситесь с ними, одновременно предлагая ему свои ресурсы. Ваша цель - вместе со зрителем решить его задачу. Как-то у одного успешного бизнесмена спросили: «В чем секрет вашего успеха?» Он ответил: «Когда я общаюсь, первый вопрос, который я задаю, это »чем я могу быть вам полезен?«». Этот пример ярко демонстрирует партнерскую позицию и готовность предоставить собеседнику необходимый ресурс.

Обратите внимание также и на специфику аудитории, перед которой вам предстоит выступать, продиагностируйте ее истинный запрос и потребности. Это позволит вам адекватно и эффективно выстроить коммуникацию. Обычно для этих целей используется не только личное впечатление, но и проведенное предварительно desk-research. Если у вас заранее нет возможности получить представление о тех людях, на которых рассчитана презентация, о значимых для них параметрах и приоритетах, попробуйте учесть общие культурные стереотипы. Если вы, например, делаете презентацию для представителей бизнес-структур, выступление должно отличаться конкретностью, ориентацией на бизнес-результат с акцентом на оценку его в денежном выражении. В случае проведения презентации для представителей органов власти акцент в выступлении ставится на соотнесение направлений вашей деятельности с государственной проблематикой, на демонстрацию надежности и статусности вашей компании.

Каналы коммуникации с аудиторией

Для того чтобы содержание вашей презентации было услышано и, самое главное, воспринято зрителем, обратите внимание на язык коммуникации с аудиторией. Старайтесь общаться с аудиторией не только в общей с ней терминологии, но и учитывать ее коммуникативные особенности. Заранее определите, какой стиль общения является комфортным для слушателя, какие существуют особенности восприятия информации.

Как известно из практик НЛП, у каждого из нас есть психологические особенности восприятия и обработки информации. Сенсорные системы (каналы восприятия) - аудиальная, визуальная, кинестетическая и так называемая «внемодальная» - определяют способ восприятия информации и организуют стратегию мышления. Во время проведения презентации стоит по возможности задействовать максимальное количество этих каналов. С этой целью используются визуальные изображения и речевые предикаты, соответствующие каждому из каналов. Например, для визуального канала - «ясно видно, что», «посмотрите на эту проблему», «поставьте рядом два факта», «можно очертить круг», для кинестетического - «почувствуйте разницу», «ухватите суть», «нащупайте решение», для аудиального - «послушайте», «прислушайтесь», «факт говорит о», для внемодального - «понимаете», «проанализируйте», «осознайте» и т. д.

Также при проведении презентации немаловажным аспектом в коммуникативном плане становится ваше умение поддерживать контакт со зрителем, создавая определенный эмоциональный фон. Для этого необходимо проведение диагностики состояния аудитории на протяжении всей презентации. В определенных ситуациях целесообразны шутка, анекдот, которые смогут разрядить обстановку, в других - практический пример из вашего опыта, который привлечет внимание к содержанию презентации, либо содержательный переход к следующему блоку, более интересному для слушателей. Это особые «фишки», и некоторые из них лучше подготовить заранее.

Так, когда мы готовили одну из наших презентаций, мы понимали, что получасовое изложение позитивных ключевых сообщений, на которых предполагалось строить кампанию, усыпит любого. Поэтому где-то на 10-м слайде стараниями дизайнера появлялось выбивающееся из общего цветового ряда желтое пятно, в котором крупно была прописана необходимость привлечения на втором этапе проекта «тревожного внимания к проблемам города». Один из высокопоставленных чиновников, который уже к середине презентации проекта практически потерял к ней интерес, услышав выражение «привлечение тревожного внимания», да еще и выделенное цветом, сразу оживился и попросил вернуться на несколько слайдов назад.

«1000 мелочей», или Детали, из которых складывается целое

При проведении презентации следует обратить внимание на существенные детали, которые во многом определят ваш успех.

Эмоциональное состояние

Каким бы замечательным ни было содержание презентации, многое зависит и от вашего эмоционального состояния во время выступления. При проведении презентации необходимо создать для себя комфортные условия. Вы же ключевой игрок, режиссер, имеете право сделать так, как вам удобно! Осмотрите помещение, расставьте предметы, как вам комфортнее, займите самое удобное место. Обозначьте в самом начале выступления удобный для себя формат презентации, предложив представителям аудитории задавать вопросы во время презентации либо после нее. Во время выступления не стесняйтесь сопровождать свою речь жестикуляцией (однако не злоупотребляйте!) Это позволит не только сделать речь эмоциональной, но и снимет внутреннее напряжение. В качестве поддержки используйте своих коллег в зале, разработайте условную систему знаков, которые помогут вам лучше выступить. Например, поддержка коллег может выражаться не только в одобрительных жестах, но и в рекомендациях - «помедленнее», «побыстрее», «привести пример», «следующий слайд» и т. д. И самое главное - не забывайте, что вы сильный игрок на своем поле, а не на поле заказчика, и ни в коем случае не стремитесь к тому, чтобы стать экспертом и всезнайкой во всех областях.

Логика презентации

Одним из ключевых аспектов восприятия презентации является ее структура, логика подачи информации. Мы выделяем два типа презентации: «презентация-решение» и «информационная презентация». Они отличаются логикой построения, однако имеют единую цель - подтолкнуть аудиторию к определенным выводам, принять решение, предпринять определенные действия. Два типа презентации могут быть объединены в одну общую или идти последовательно, сначала «информационная презентация», а затем «презентация-решение».

В упрощенном виде основными блоками «презентации-решения» выступают следующие.

1. Диагностика настоящего: «В чем заключаются проблемы». Этот блок направлен на совмещение вашего видения ситуации и видения ее заказчиком. Если этот этап пройден неудачно, сложно говорить о дальнейшем успехе презентации.

2. Описание будущего: «Какие последствия, риски содержит описанная ситуация?», «Что может произойти, если не будут предприняты действия?».

3.Описание решения:

  • формулировка задачи: «Самым важным является...»;
  • формулировка предложения и его детальное описание;
  • описание результатов: «Если проект будет реализован, то...»;
  • описание ближайших шагов.

Этот блок направлен на демонстрацию ресурсов, которые получает заказчик при взаимодействии с вами.

4. Заключение: «Ответ на вопросы, которые были обозначены в начале презентации».

«Презентации-решения» целесообразно иллюстрировать таблицами, графиками и диаграммами.

Структура «информационной презентации» намного проще и выглядит следующим образом.

1. Вводный блок: общая информация.

2. Информационные блоки:

  • информационный блок №1;
  • информационный блок №2;
  • информационный блок №3.

Материал информационных блоков направлен на демонстрацию тех ресурсов, которые может получить заказчик при работе с вами. В «информационной презентации» также заключена диагностика настоящего. Информационные блоки - ответы на потенциальные потребности представителей аудитории.

3. Резюме и заключение.

При проведении презентации не стоит также забывать и о хронометраже выступления. Оптимальное время выступления - 25-30 минут.

Подача информации

Сформулируем основные принципы подачи информации.

  • Делая презентацию, не стоит зачитывать материалы слайдов и их повторять. Ваш текст должен раскрывать, уточнять слайдовую информацию. Особое внимание уделите графикам, вначале объясните их подробно, а затем - что означает представленная информация. И никогда не упускайте возможности подчеркнуть основную мысль вашей презентации.
  • Когда вы говорите, сохраняйте визуальный контакт с аудиторией. У слушающих не должно формироваться ощущения вашей отчужденности. Для этого используйте следующую технику: смотрите в глаза представителям аудитории по очереди справа налево.
  • Презентация - это всегда командная работа. Заранее продумайте, какие провокационные вопросы могут быть заданы. На самой презентации должны быть несколько специалистов, готовых вступить в игру, если заданный вопрос не входит в область компетенции выступающего. Распределите зоны ответственности (кто какой вопрос сможет «отбить»).
  • Известно, что когда у экрана оказывается новый человек, с другим темпом, тембром и стилем речи, начавшее было ускользать зрительское внимание вновь возвращается к теме презентации. Поэтому при проведении продолжительной по времени презентации рекомендуется смена выступающих.
  • Никогда не прячьтесь за техникой и визуальными материалами. Не стоит говорить в сторону стены, экрана или проектора. Положение слева от экрана или непосредственно у проектора является наилучшим местом для презентующего. При объяснении информации на слайдах следует пользоваться ручкой, прозрачной указкой, просто рукой. При этом не стоит касаться экрана.
  • Для демонстрации уверенности меняйте ваше положение - время от времени выходите к аудитории. Не стоит «прирастать» к одному месту и топтаться на полпути между аудиторией и экраном.
  • При оформлении презентации используйте элементы фирменного стиля заказчика, позитивный визуальный ряд, связанный с тематикой выступления. Этот же стиль необходимо использовать при оформлении раздаточных материалов.

Техническое оснащение

Не доверяйте организаторам: если что-то будет не так - это ваша вина, а не их! При подготовке к презентации с технической точки зрения нужно несколько раз перестраховаться. Лучше проводить презентацию со своей техникой. При использовании техники принимающей стороны стоит заранее, до выступления, несколько раз ее апробировать. В резерве необходимо иметь несколько копий вашей презентации.

Как бы тщательно вы ни готовились к выступлению, просчитывая каждую деталь, «в час икс» всегда могут произойти непредвиденные события. В нашей практике были случаи, когда подводила многократно проверенная техника (и приходилось презентовать на «распечатках»), когда выверенную до каждой запятой презентацию приходилось представлять с конца по настоятельному желанию слушателя «начать с программы мероприятий, а не с вашей идеологии». Единого рецепта тут нет, но есть главный принцип - отличное знание материала, уверенность в себе и чувство юмора, которые позволят настоящему профессионалу сымпровизировать в любой форс-мажорной ситуации.

Наталья Асташкевич, Наталья Золотовицкая

Читайте также

"Говорильня" бизнес-формата

Особенности ведения переговоров

Пресс-конференцию заказывали?

О рынке спецмероприятий

PR и реклама в сопровождении мероприятий

Еще статьи по теме ...

Комментарий

Новое сообщение

Проверочный код 

Рассылка



Проверочный код
_SECURITY_CODE 

настройка / отписаться ]

Автоматические sms рассылки. .