На первый взгляд кажется, что организация любого мероприятия, будь то пресс-конференция, форум, юбилейное торжество или корпоративный праздник, - чисто техническая работа: расставить столы и стулья, подключить микрофоны, пригласить гостей, расставить посуду и т.д. Но это лишь верхняя, видимая часть айсберга под названием event management. За ней кроется напряженная предварительная работа event-менеджера по подготовке мероприятия, в ходе которой нужно продумать и предусмотреть все детали. Ведь за короткое время проведения мероприятия участники должны получить и проанализировать большое количество информации, обсудить важные проблемы, выработать пути их решения.
Задача организаторов - создать максимально благоприятные и комфортные условия для участников и гостей мероприятия, которые соответствовали бы интересам и настроениям целевой аудитории и способствовали бы решению поставленных задач. Профессионализм event-менеджера проявляется в том, что он хорошо знает законы управления всеми составляющими процесса организации мероприятия.
Подготовка любого мероприятия включает в себя пять этапов:
- исследование,
- творческая разработка или поиск креативной идеи,
- планирование,
- координация работы,
- анализ результатов.
Предварительное исследование поможет четко понять и сформулировать цели и задачи мероприятия, определить целевую аудиторию. Креативная идея сделает его необычным, интересным, запоминающимся, с оригинальной сюжетной линией и интригой, так как любое событие должно оказывать сильное эмоциональное воздействие и впечатление на участников и вызывать позитивный отклик.
Тщательная проработка поэтапного плана мероприятия предполагает ответ на следующие важные вопросы: кого и как приглашаем, где и что делаем. В зависимости от целей и задач мероприятия его гостями и участниками могут быть представители власти и бизнеса, научного сообщества, культуры и средств массовой информации. На любом мероприятии должны присутствовать лидеры мнений, эксперты в определенной области.
В ходе подготовки особое внимание следует уделить разработке сценария мероприятия, концепции оформления, подбору места проведения, взаимодействию с рестораном выездного обслуживания (кейтеринговой компанией), организации безопасности участников, логистике. Анализ мероприятия позволит выявить его слабые и сильные стороны, определить, каких результатов удалось достичь, сделать важные выводы, которые пригодятся менеджеру в дальнейшей работе.
Поскольку организация подобных праздников предполагает целый комплекс работ, охватить который в рамках этой статьи не представляется возможным, остановимся подробнее на различных аспектах выбора и взаимодействия с кейтеринговой компанией. Ведь удачный выбор подрядчиков и грамотно построенная работа с ними являются залогом успеха мероприятия. Но сначала - несколько слов о психологических особенностях восприятия информации, которые необходимо знать каждому специалисту по организации мероприятий.
Психологические особенности восприятия информации
Науке известно, что на слух человек воспринимает только 10% информации, зрительно - не более 30%, а когда его вовлекают в действие - примерно 60%. Мероприятие позволяет задействовать все каналы, по которым человек получает и запоминает информацию: и слух, и зрение, и эмоциональное восприятие, и непосредственное участие.
Вспомните мероприятие, которое вы посетили в последнее время. Что всплывает в памяти в первую очередь? Скорее всего, место проведения мероприятия, ваши действия, оформление зала, вкусовые ощущения и в последнюю очередь цифры, факты и цитаты из выступлений спикеров. Это тоже объясняется с точки зрения науки. Дело в том, что левое (рациональное) полушарие мозга получает меньшую часть информации - только 20% информации, а правое (эмоциональное) - 80%. Поэтому в ходе организации и проведения события важно создавать благоприятное настроение у участников, воздействуя на их эмоции. Для достижения этой цели event-менеджер может использовать такие средства, как музыкальное сопровождение (фоновая музыка, фанфары, отбивки, выступление популярных артистов и т.д.), художественное оформление площадки (фитодизайн, световые эффекты, брендированные материалы) и, конечно же, кулинарные изыски.
Причем следует учитывать, что фуршет или банкет - не просто поглощение пищи и утоление чувства голода. В их неформальной обстановке налаживаются связи, приобретаются новые знакомства и завязываются дружеские отношения, даже решаются сложные вопросы. Приятная музыка, красивая обстановка, вкусная пища и хорошие напитки способствуют удовлетворению важнейшей психологической потребности человека - потребности в положительных эмоциях.
Выбор ресторана выездного обслуживания
Существует несколько способов выбрать ресторан выездного обслуживания: спросить совета у знакомого, который уже имел опыт работы с кейтеринговыми компаниями, посмотреть сайт или внимательно изучить рекламный буклет той или иной компании. Но лучше всего посетить презентацию или мероприятие, которое обслуживает кейтеринговая компания, чтобы оценить работу менеджеров и официантов, отведать изысканные блюда шеф-повара.
Одним из главных критериев оценки любого ресторана является, конечно же, спектр, предлагаемых блюд, и качество приготовления пищи. К кейтеринговым компаниям предъявляются высокие требования: повара должны уметь готовить изысканные блюда даже в стесненных условиях, официанты - искусно сервировать столы и профессионально и вежливо обслуживать гостей.
Меню для фуршета или банкета должно быть тщательно подобрано в соответствии с пожеланиями и вкусами приглашенных гостей. При этом на столе должны быть как низкокалорийные, диетические блюда, так и блюда для гурманов.
О мебели и переездах
Два переезда равносильны одному пожару, гласит народная мудрость. Специфика работы именно кейтеринговых компаний заключается в том, что они постоянно выезжают на площадки проведения мероприятия со специальными столами, стульями, холодильниками и другим оборудованием. Поэтому при выборе ресторана выездного обслуживания особое внимание следует обратить на качество мебели, посуды и сопутствующих аксессуаров: столы ни в коем случае не должны шататься, стулья - скрипеть, тарелки и фужеры должны в буквальном смысле слова сверкать, а скатерти - быть идеально чистыми. Скатерть должна лежать на столе так, чтобы она доставала до пола без стыков, юбка скатерти - непременно отглажена.
Внешний вид официантов должен быть опрятным и соответствовать стилю мероприятия. Как правило, это белый верх, черный низ, но возможны и исключения, например, исторические или национальные костюмы. В любом случае форма официантов и менеджеров непременно должна быть в идеальном состоянии.
Сервис
Сервис, который предоставляют кейтеринговые компании, должен быть на высшем уровне. От этого во многом зависит атмосфера мероприятия, настроение участников. Стиль обслуживания официантов должен соответствовать концепции и идеологии мероприятия. Например, на гала-ужине официанты должны быть обходительны и предупредительны, на дружеской вечеринке - элегантны и расторопны, на официальном деловом обеде - держаться на почтительном расстоянии, не забывая про свои обязанности. Украшенные небольшими цветочными композициями фуршетные столики должны оставаться всегда чистыми, что является признаком первоклассной работы официантов.
Следует правильно спланировать время подачи или смены блюд и открытие фуршетных линий. Традиционно встреча гостей сопровождается аперитивом под легкую музыку. Подходы к фуршетным линиям открываются после выступления основных спикеров, а вынос главного блюда проходит на фоне лазерного шоу или холодного фейерверка. Однако, будьте осторожны в случае использования ледяных скульптур, которые традиционно повышают статус проводимого мероприятия. Конечно, искрящийся лебедь в центре стола - незабываемое зрелище, но только если вокруг нет озера талой воды.
Вынос блюд во время мероприятия может быть самостоятельным элементом программы. Например, одна кейтеринговая компания предлагает такое шоу, как вынос икры под фанфары: «Вообразите себе, в зале гаснет свет, нарастают торжественные и приятно будоражащие звуки музыки, высвечиваются стройные шеренги официантов с ледяными чашами, в которых сияют антрацитово-бриллиантовым блеском россыпи черной икры».
Виртуальная реальность
Важным элементом организации фуршета или банкета является расстановка столов. Она должна учитывать особенности зала, специфику мероприятия и создавать комфортные условия для размещения гостей. Сегодня некоторые кейтеринговые компании предлагают своим клиентам услугу, называемую «виртуальную реальность», - расстановка столов и буфетных станций с помощью компьютерных технологий. Тщательно продуманная расстановка фуршетных линий или банкетных столов поможет решить проблемы зонирования площадки, на которой проводится мероприятие, и эффективно координировать передвижение гостей и официантов.
Сервировка столов является неотъемлемой частью художественного оформления мероприятия и должна вписываться в общий колорит. Например, классический стиль сервировки предполагает белые скатерти, стулья с белоснежными чехлами, дополнить картину может античная ваза в центре стола. Для сервировки столов в русском стиле можно использовать скатерти в виде павлово-посадских платков, посуду с хохломской росписью, красная и черная икра может быть подана в хрустальном яйце на льду. «Для дружеского приема „без галстуков" подойдет оформление в теплых терракотовых и песочных тонах, украсят обстановку плетеные корзины для хлеба и вина, соседствующие с букетами полевых цветов».
Деловой подход
Опыт работы с ресторанами выездного обслуживания показывает, что все детали мероприятия необходимо согласовывать заранее: меню и карту вин, форму одежды официантов, цветовую гамму скатертей и юбок, время подачи аперитива и выноса главного блюда. Не следует забывать о том, что для размещения кейтеринговой службы потребуется отдельная комната или помещение, расположенное неподалеку от основного места действия. Как бы четко ни была согласована программа мероприятия, менеджер должен координировать работу сотрудников кейтеринговой службы во время проведения торжества.
В целях экономии средств, выделенных на проведение мероприятия, можно договориться с кейтеринговой компанией о том, что спиртные и прохладительные напитки вы закупите самостоятельно. В этом случае важно согласовать вид и количество фужеров и бокалов и систему отчетности (как правило, компании отчитываются пустыми бутылками).
Иногда после завершения банкета остаются пищевые заготовки или даже готовые блюда. Это происходит в том случае, если на торжество приходит намного меньше, чем ожидалось, гостей или они оказались неголодными. В таких ситуациях неиспользованные продукты упаковывают в специальные ланч-боксы. Кроме того, следует заранее договориться с кейтеринговой компанией о вывозе мусора после окончания мероприятия.
Это лишь несколько советов и рекомендаций по выбору кейтеринговой компании и взаимодействию с ней. В заключение хочется отметить, что одними из важнейших условий успешной организации и проведения мероприятия являются внимательный подход ко всем деталям, чувство вкуса и меры. И помните: при подготовке мероприятий не бывает мелочей!
Читайте также
Особенности ведения переговоров
Комментарий
Новое сообщение